Räume vergeben, planen und reservieren

Ressourcen optimal nutzen und verwalten

Räume und Schließfächer bequem per App reservieren und buchen, Veranstaltungen planen und die Nutzung und den Zutritt mit der Chipkarte regeln.

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Flexible Reservierung

Das Raumvergabesystem von InterCard ermöglicht eine flexible und intuitive Verwaltung Ihrer Raumressourcen. Übungs-, Seminarraum oder Konferenzsaal reservieren Sie mit der App bequem von unterwegs mit dem Smartphone oder am PC im Webbrowser.

Ob kurzfristig ein freier Raum verfügbar ist, kann sofort online überprüft werden. Aktuelle oder abgelaufene Reservierungen sowie der Stand des Nutzerkontos sind auf einen Blick einsehbar. Benötigen Sie zum Raum ein Schließfach für Ihre Arbeitsmittel, nutzen Sie die integrierte Online-Schließfachreservierung.

Self-Service Anmeldung

Ohne aufwändige Anmeldungsprozeduren gehen Sie zur gewünschten Zeit an den gewünschten Ort und registrieren sich mit Ihrem persönlichen RFID-Medium (Karte oder Chip) am Raumvergabeterminal. Dort erhalten Sie automatisch die notwendigen Zutrittsberechtigungen zum Raum und zum Schließfach. Das Abholen und Zurückbringen eines Schlüssels an der Pforte entfällt.

Nach Beendigung der Nutzung melden Sie sich am Terminal ab und der Raum steht unmittelbar wieder für andere Nutzer zur Verfügung.

Auslastung im Überblick

Den aktuellen Reservierungs- bzw. Belegungsstand aller Räume kontrollieren Sie bequem per App oder am PC. Bei Bedarf können Räume gesperrt oder für Veranstaltungen reserviert werden. Das Raumvergabesystem ermöglicht Ihnen ebenso Serienbuchungen oder Langzeitvermietungen. Säumige oder exzessive Raumnutzer können zeitweise gesperrt werden. Die zentrale Vergabe von Räumen an der Pforte ist ebenso möglich wie eine komplett eigenständige Nutzung im Self-Service.

Räume mobil reservieren und manuell buchen

Mit unserer App finden Sie spontan und individuell den passenden Raum. Die intuitive Menüstruktur führt Sie direkt zur Suche und Reservierung von Räumen und Schließfächern oder zu den Einladungen für Arbeits- und Lerngruppen. Aktuelle Reservierungen können bearbeitet werden, erledigte Vorgänge finden Sie in der Historie.

Möchten Sie einige oder alle Räume parallel an der Pforte durch einen Mitarbeiter am PC verwalten, nutzen Sie das Softwaremodul Raumplanung. Vom Management aller Räume bis hin zu kurzzeitigen oder zyklischen Buchungen können Sie damit alles verwalten, steuern und auch nachträglich auswerten.

Mit der App suchen

Im Such- und Reservierungsmenü wählen Sie den gewünschten Zeitraum, den Standort, den Raumtyp und die benötigte technische Ausstattung. Alle Ihren Kriterien entsprechenden Raumkategorien, die im angegebenen Zeitfenster zur Verfügung stehen, werden angezeigt. Gibt es keine freien Räume, können Sie die Kriterien ändern und neu suchen.

Raumauswahl, Check-In und Anmeldung
am Raumvergabeterminal

Am Tag der Reservierung registrieren Sie sich am Raumvergabeterminal mit Ihrer Chipkarte. Ihre reservierte Raumkategorie und der vom System zugewiesene Raum werden angezeigt. Mit einem Klick melden Sie sich an und die Zutrittsrechte für Türen und Schließfächer werden auf die Chipkarte geschrieben oder zentral im System gespeichert.

Benötigen Sie den Raum länger als geplant, können Sie online die Nutzung verlängern. Auch die verlängerten Schließrechte werden am Terminal auf die Chipkarte geschrieben. Eingeladene Nutzer melden sich ebenso am Terminal an und erhalten identische Zutrittsrechte.

Mit der App reservieren

Die Verfügbarkeit von Räumen entsprechend Ihrer Wunschkriterien wird farbig markiert angezeigt. Mit einem Klick reservieren Sie Ihren Raum für das benötigte Zeitfenster. Das System prüft und bestätigt sofort die erfolgreiche Reservierung. Bei Gruppenräumen können Sie weitere Personen zu Ihrer Reservierung einladen.

Stornieren & Verlängern

Detailliert sehen Sie online Ihre aktuellen Reservierungen. Wenn nötig, stornieren Sie eine Reservierung. Sofern kapazitätsbedingt möglich, können Sie eine aktuelle Raumnutzung auch online verlängern. Hier überprüfen Sie stets ebenso die Belastung Ihres Nutzerkontos durch gebuchte Räume und Schließfächer, stornierte oder verfallene Reservierungen.

Schließfächer

Um das Notebook oder Ihre Unterlagen nicht täglich transportieren zu müssen, können Sie bequem über die App ein Schließfach reservieren. Zeitlich unabhängig von Ihrer Raumbuchung nutzen Sie das Schließfach in der Nähe Ihres gebuchten Raums. Ein Schließfach können Sie tageweise belegen.

Abmeldung & Historie

Nach Ablauf der Raumbelegung melden Sie den Raum am Raumvergabeterminal ab. Damit ist er sofort wieder für andere Nutzer verfügbar. Bei Arbeitsgruppen meldet sich jeder Nutzer einzeln am Terminal ab. Alle erledigten Reservierungen, Stornos oder Buchungen können jederzeit über die App eingesehen werden.

Admin-Tools: Alles unter Kontrolle

Alle Parameter der Räume werden in einer Software verwaltet. Hieraus können später elektronische Zutrittsberechtigungen generiert werden. Veranstaltungen und Serientermine planen Sie mit der Langzeit- oder Serienbuchung im Raumvergabesystem. Bei Bedarf können Räume gänzlich oder temporär von der allgemeinen Nutzung ausgenommen werden.

Für eine ressourcenschonende Raumplanung können Sie ein System von Nutzungspunkten verwenden, um sowohl Reservierungen und Buchungen als auch nicht an- und abgemeldete oder stornierte Vorgänge zu reglementieren. Je nach Punktestand kann ein Nutzer nur noch kurzfristig oder keinerlei Reservierungen mehr vornehmen.

Raumauslastung prüfen

Ob zentral über PC oder mobil per App – als Verantwortlicher haben Sie die aktuelle Raumauslastung jederzeit im Blick. Möchten Sie nur eine bestimmte Raumkategorie überprüfen, bietet Ihnen die Auswahlmaske der App entsprechende Kriterien an. Raumpläne können exportiert oder für den Aushang ausgedruckt werden.